管理体系的适宜性、充分性和有效性

一、适宜性

适宜性指管理体系与组织所处的客观情况的适宜过程。这种适宜过程应是动态的，即管理体系应具备随内外部环境的改变而做相应的调整或改进的能力，以实现规定的质量方针和质量目标。

不同类型、不同规模、 提供不同产品的组织，具有各自不同的特点，管理体系应体现组织的特点，与组织内外部情况相适应，适应于组织的运动。而组织所处的外部环境是不断变化的，如相关法律法规和产品标准的修订：管理体系要求的变更:顾客要求和期望的变化;供方情况的改变:市场行情的变化，环保、节能等社会要求的改变，科学技术的不断进步等。

组织的内部环境同样处在不断的变化之中，如组织机构与职能的调整:高层领导人事变动，财务状况的变更，组织规模随人员、设施的增加不断壮大；改组、改制等带来的运营机制的变化；产品结构与类型的调整;采用新技术、主工艺、新设备引起的资源与手段的更新，组织的宗旨和自身要求的变化;生产经营、财务、职业的健康安全、环境等其他管理体系的变化等。

二、 充分性

充分性指管理体系对组织全部质量活动过程覆盖和控制的过程， 即管理体系的要求、过程展开和受控是否全面，也可以理解为体系的完善程度。

充分性要求组织的管理体系结构合理，过程满足管理的需要，程序完善，资源充足，具有充分满足顾客和市场不断变化的要求的能力，因此，组织在建立、运行和保持管理体系时，要考虑体系的结构和过程的合理性，评价是否符合标准的要求、组织的需要和组织的能力，是否具有自我发现问题和解决问题的能力，以实现持续改进。具体讲，管理体系的充分性包括以下两个方面。

1.组织是否识别了所有的管理体系过程，是否对已识别的管理体系过程进行了适当的表述，是否根据控制的需要对过程予以充分的展开。如果某过程(特别是对管理体系有影响的过程) 没有被识别，或者尽管识别了某一过程，但对如何确保过程的有铲运行和控制没有给予适当的规定，或者对过程控制和管理职责作出规定，就会因过程不能得到有效控制而造成管理体系的不充分。

2.组织在实施各种持续改进时，可能会发现管理体系存在诸多考虑的活动，或者结构不合理、删减标准条款不恰当、职责权限接口规定不明确，资源配置不足、文件不能满足确保其过程有效策划与运行和控制的需要、所需的信息不够，采用的方法不当等，出现这些情况就是没有实现管理体系的充分性。

三、有效性

有效性指组织对完成所策划的活动并达到策划结果的程度所进行的度量，即通过管理体系的运行，完成体系所需的过程或者活动而达到所设定的质量方针和质量目标的程度，包括与法律法规的符合程度、顾客满意程度等。

为判定管理体系的有效性，组织可将有关的信息与设定的质量方针质量目标进行对比， 判断管理体系过程是否达到预定的目标。 这些信息主要有: 顾客的反馈， 包括对顾客的满意、 不满意程度的测量结果和顾客抱怨; 过程的业绩，即实现直接增值或间接增值而达到预期结果的程度， 包括顾客对员工服务态度满意程度的提升、 生产效率的提高、 是市场占有率的增加、成本的降低等: 产品的符合性，包括与顾客要求法律法规要求及组织要求的符合程度; 审核的结果，包括内审和外审发现的产品、 过程和体系的不符合等。

总之，由于组织内部环境的变化，可能导致管理体系的不适宜:由于过程未识别或已识别的过程未充分展开，可能造成管理体系的不充分，由于质量方针的质量目标未能实现，会影响管理体系的有效性。

适宜性、充分性和有效性是相互关联不可分割的整体。有效性是组织建立管理体系的根本目的，适宜性，充分性是达到有效性的重要保证。组织的最高管理者应按策划的时间间隔，围绕适宜性、充分性、有效性对管理体系系统的评审，根据评审结果及时做出改进决定并采取相应的措施，实现对管理体系、产品、过程和资源需求的持续改进。管理体系对环境的变化应具有持续的适宜性，在满足要求方面具有持续的充分性，从而确保实现质量方针和质量目标的持续有效性。